No todo se puede hacer al mismo tiempo,
sencillamente una tarea tiene que anteceder a la otra, es preciso culminar una
para entonces dar inicio a la que sigue. Todo esto requiere entonces de que se establezcan
prioridades para así evitar situaciones de estrés innecesario.
El tiempo es importante, pero saber
administrarlo lo es aún más. La buena gestión pasa por la organización, por el
agendarse y establecer prioridades.
Si no se pone orden, se corre el riesgo de
entrar en agobios inútiles y angustiarse al verse sobrepasados por los niveles
de trabajo. Los datos revelan que entre 25 y 50 por ciento de las personas se
sienten quemadas en sus trabajos.
¡Evítelo usted, no forme parte de las
estadísticas!
Es cuestión de planificación y orden.
Intentar realizar varias tareas a la vez no
conduce a ninguna parte, bueno sí, lo lleva directo al estrés. Por lo general
esto ocurre por el sinnúmero de tareas que van quedando sin culminar y se van
acumulando en los escritorios y bajo la pretensión de querer realizarlas
después todas al mismo tiempo, lo único que se consigue es ir incrementando los
niveles de angustia al ver que ninguna de las misiones llega a su fin.
¿La solución?
Parar y organizar el trabajo, clasificar
las tareas y priorizarlas de acuerdo a su importancia y urgencia.
Lo importante
y urgente deberá ser lo primero en atender —recuérdelo una tarea a la vez—,
luego haga lo importante y, definitivamente, deseche lo que no sea ni urgente
ni importante. Este último paso, le aseguramos, reducirá en grado sumo el
volumen de tareas pendientes.
Establezca un horario para atender y
realizar llamadas y para leer y contestar correos electrónicos. Hacerlo a toda
hora del día reduce su tiempo y le impide realizar las labores que realmente
son importantes.
Priorizar las tareas incidirá notablemente
en la productividad, pues se ha establecido que esta disminuye en un 25 por
ciento.
Además, el cúmulo de tareas inacabadas
genera situaciones de tensión en los trabajadores a niveles que pueden ser
alarmantes. Es preocupante ver cómo personas con gran talento terminan así
convirtiéndose en improductivos.
Se impone la organización del tiempo en
períodos definidos de atención a tareas determinadas.
Las reuniones de trabajo deben ser
limitadas y estrictamente cronometradas. Se ha comprobado que las que duran más
de 30 minutos son improductivas y sólo conducen a la pérdida de tiempo.
Aunque parezca un contrasentido, establecer
tiempos de descanso entre tareas, incrementa la productividad de las labores.
No exigir o esperar que la capacidad de
respuesta sea inmediata en cada momento del día porque esto dificulta que
puedan mantener la atención sobre sus prioridades.
Y ni hablar de las vacaciones,
desconectarse por un tiempo reactiva las energías y dispone al trabajador a ser
más productivo al momento de regreso a sus funciones.
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