viernes, 19 de mayo de 2017

Mauro Libi: Procesos empresariales: documentación y sus beneficios





¿Qué es un proceso? es la secuencia de actividades para generar un resultado con calidad y eficiencia, donde reflejamos: flujos de trabajo, roles y responsabilidades para orientar a nuestros trabajadores y clientes.

¿Trabajamos con calidad?, ¿qué le vendemos a nuestro cliente?, un proyecto   documentado profesionalmente o una bola se problemas. Sí le entregamos un plan de trabajo, rebasamos sus expectativas. Algunos proyectos concluyen y no dejamos evidencias o soportes. Entonces nos preguntamos, ¿cómo aseguramos la calidad del servicio, sea cual sea el que preste nuestra empresa?

¿Qué sucede sí nuestros empleados no estuvieran?, por las razones que sean, enfermedad, deceso, etc., ¿Quién desempeñaría el puesto de nuestro programador estrella si sufre un accidente fatal?, ¿quién manejaría el proyecto exitoso del momento sí el Project Manager se enferma?, ¿quién suple las funciones sí el gerente necesita permiso por nacimiento de su bebé?

Pueden suceder imprevistos, por ello debemos generar y promover el hábito de documentar nuestros procesos empresariales. A continuación, damos a conocer 19 de los beneficios que obtenemos por respaldar nuestros proyectos y procesos de nuestra empresa.

1      Ayuda a definir flujos de trabajo, roles, responsabilidades, orientar a los empleados

Se plasman los puestos que intervienen para ejecutar un procedimiento
Definir objetivos e Indicadores Clave de Gestión
Control documental
Controla cambios a los procedimientos
Optimización, eficiente y planifica recursos
Eficiencia operativa de la organización
Mejor servicio y nivel de atención a clientes al cliente
Reduce errores
Mejora la comunicación
Transmite know-how o conocimiento
Mayor productividad
Reducción de la curva de aprendizaje y mejor entrenamiento
Fomenta la certificación y crecimiento de una empresa
Ayuda a manejar contingencias
Ayuda al Plan de Sucesión Empresarial
Garantiza el cumplimiento de normas
Ayuda a alinear los procesos con la estrategia de negocio
Mejora la Administración de la empresa

Hasta cierto punto es normal, que las personas rechacen reglas, normas y el orden; porque sienten incertidumbre, no conocen los beneficios, no saben qué es, a veces son términos nuevos y cuando iniciaron su trabajo, no recibieron inducción al puesto, se adaptaron a las circunstancias.

De allí que es primordial documentar los procesos de nuestra empresa, pero se desconoce la importancia. Hay compañías que tienen copias escritas y guardadas en archivos pero ya son obsoletos, otras compañías tienen procesos nuevos guardados, que incluso nunca se implementaron, otras tienen sus procesos documentados en programas informativos y se llevan a cabo solo cuando está el jefe. En términos generales en la práctica, cada empresa hace las cosas a su manera, o incluso para un mismo proceso trabajadores de diferentes turnos han adoptado diferentes modos de hacer las cosas.


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